دانشجویانی که قصد ادامه تحصیل در خارج را دارند، باید مجموعه‌ای از مدارک شامل مدرک زبان معتبر، رزومه، بیانیه هدف، توصیه‌نامه و… را برای دانشگاه مقصد ارسال کنند. درواقع، علاوه‌بر نمره و امتیاز بالا در آزمون‌های بین‌المللی و دوره‌های تحصیلی، مدارک ارسالی نیز نقش موثری در پذیرش تحصیلی دانشجو ایفا می‌کنند که از میان آن‌ها توصیه‌نامه تحصیلی اساتید دوره‌های قبلی تحصیل دارای نقش موثری هستند.
توصیه‌نامه تحصیلی چیست؟
توصیه‌نامه (Recommendation Letter) یکی از مدارک لازم برای اخذ پذیرش از بیشتر دانشگاه‌های معتبر دنیا در مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری است و به نامه‌ای گفته می‌شود که شخصی معتبر و با درجه علمی بالا برای شخصی دیگر می‌نویسد و نظر خود را درباره عملکرد، ویژگی‌ها و توانایی‌های وی در محیط آکادمیک توضیح می‌دهد. توصیه‌نامه‌هایی که یک شخص متقاضی تحصیل در خارج نیاز دارد، معمولا توسط اساتید دانشگاهی نوشته می‌شود.
به عبارت دیگر، توصیه‌نامه به این موضوع اشاره می‌کند که فرد متقاضی به‌عنوان دانش‌آموخته یک مقطع در یک رشته مشخص، دارای کدام ظرفیت‌های علمی، اخلاقی، تئوریک و عملی جهت ادامه تحصیل است و فرد معرف شناخت نسبی درباره قابلیت‌های دانشجوی مذکور را دارد.
چرا توصیه‌نامه یکی از مدارک اصلی اخذ پذیرش است؟
این کار برای بررسی صلاحیت علمی، فنی و تجربی متقاضیان تحصیل در دانشگاه‌ها و موسسات آموزش عالی خارج از کشور انجام می‌شود. درواقع، توصیه‌نامه این امکان را برای اساتید دانشگاه مقصد فراهم می‌کند تا درباره وضعیت علمی و تجربی یک دانشجو از نگاه متخصصان و کارشناسانی که با وی کار کرده‌اند، آگاه شوند. از طرفی، از آنجایی‌که ماموران پذیرش، دانشجو را به شخصه ملاقات نمی‌کنند، توصیه‌نامه‌ها نقش حیاتی در مشخص کردن خصیصه‌های شخصی و علمی او دارند.
متن توصیه‌نامه شامل چه مواردی است؟
یک توصیه‌نامه باید شامل اطلاعات اساسی مانند نام دانشجو، رشته تحصیلی که متقاضی با استاد معرف گذرانده است، مدت زمانی همکاری استاد با دانشجوی مربوطه و پروژه‌های تحقیقاتی، پژوهشی یا دروسی مشترک دانشجو با استاد معرف باشد. بهتر است تا استاد معرف در متن خود به توانایی‌ها و ویژگی‌های مثبت دانشجو مانند روحیه کار تیمی، استعداد و پشتکار دانشجو و موارد مشابه در طول همکاری با وی اشاره کند. همچنین، استاد معرف می‌تواند به حوزه‌های تحقیقاتی و مطالعاتی اشاره کند که دانشجو در آن تخصص داشته یا علاقه‌مند است.
درنهایت استاد معرف با معرفی خود و مؤسسه و دانشگاهی که درآن مشغول به کار است، دانشجو را به‌عنوان گزینه‌ای مناسب برای تحصیل در دانشگاه مبدا معرفی کند. علاوه‌بر این، استاد معرف باید اطلاعات تماسی، هویتی و جایگاه علمی و کاری خود را نیز معرفی کند تا اگر دانشگاه مبدا بابت صحت مطالب از استاد معرف مدرکی جهت اثبات خواست بتواند با دانشگاه مقصد ارتباط بر قرار کند.
روش‌های ارسال توصیه‌نامه کدام‌اند؟
گروهی از دانشگاه‌ها فرم‌های خاصی برای توصیه‌نامه دارند که باید از وب‌سایت دانشگاه دانلود و توسط اساتید (معمولا دو یا سه نفر) تکمیل شوند. این نامه‌ها و فرم‌ها برای هر استاد باید در یک پاکت مخصوص قرار گرفته و روی آن نیز توسط استاد امضاء شود.
بعضی از دانشگاه‌ها دارای فرم‌های توصیه‌نامه آنلاین هستند که با وارد کردن ایمیل اساتید به‌صورت خودکار لینک مربوطه برای استاد ارسال می‌شود تا آن را تکمیل کنند؛ یا اینکه از دانشجو می‌خواهند آن را برای استاد خود ارسال کرده و استاد فرم مذکور را تکمیل کند. پس از تکمیل فرم، دانشجو یا استاد معرف باید آن را به وسیله ایمیل برای دانشگاه ارسال کنند. در این حالت بهتر است از پست الکترونیک سازمانی استفاده شود.
تعدادی از دانشگاه‌ها نیز از دانشجو می‌خواهند تا در زمان ثبت‌نام آنلاین و ضمیمه کردن مدارک، از استاد معرف درخواست کنند تا وارد فرم خاصی شده و براساس اطلاعات فرم، محتوای توصیه‌نامه را تکمیل کنند.
نکته‌های برای نگارش توصیه‌نامه
- یک توصیه‌نامه خوب باید توسط توسط فردی با سابقه علمی و تجربی موفق (یکی از اساتید دوره کارشناسی یا کارشناسی ارشد)، با نگارشی صحیح و متنی شیوا تحریر و به‌صورت واضح و صادقانه نوشته شود.
- شیوه ارسال توصیه‌نامه (دستی یا آنلاین) تاثیری در انتخاب دانشجو ندارد و باید طبق رویه درخواستی دانشگاه انجام شود.
- دانشگاه‌ها معمولا توصیهنامههای ارسالی را مورد اعتبارسنجی قرار می‌دهند و در صورت ارسال توصیه‌نامه تقلبی، این امکان وجود دارد تا دانشجو فرصت ادامه تحصیل تا ۱۰ سال را از دست بدهد.
- توصیه‌نامه باید به تعداد درخواستی (دو یا سه مورد) برای دانشگاه مورد نظر ارسال شوند.
- در توصیه‌نامه، باید جایگاه سازمانی فرد توصیه‌کننده، میزان آشنایی با توصیه‌شونده، آدرس و شماره تماس و پست الکترونیک وی درج شود و در صورتی که از طرف سازمان یا شخصیت حقوقی این نامه تحریر می‌شود، حاوی لوگو و مهر مجموعه مزبور باشد.
- متن توصیه‌نامه باید منطبق بر واقعیت‌های علمی و عملی و شناخت توصیه‌کننده از توصیه‌شونده باشد.
- چنانچه دانشجو قصد ارسال درخواست به چند دانشگاه را داشته باشد، می‌تواند از استاد معرف درخواست کند تا چند رونوشت از معرفی‌نامه خود مهر و امضا کند.
- توصیهنامههای قدیمی از اعتبار چندانی برخوردار نیستند و بهتر است تا توصیه‌نامه جدید برای دانشگاه ارسال شود.
- مشخصات دانشجو باید به‌صورت دقیق و صحیح در توصیه‌نامه درج شود.
- اگر توصیه‌نامه به زبان فارسی و روی سربرگ سازمانی نوشته شود، از مترجم رسمی می‌توان برای ترجمه نامه استفاده کرد.